Sabe qual tarefa cotidiana consome mais tempo de advogadas e advogados de pequeno porte? Se apostou em elaboração de documentos jurídicos, acertou em cheio! A propósito, quantas horas por mês você e os seus advogados utilizam produzindo Petições iniciais, recursais, Procurações, Contratos, Acordos e outros documentos jurídicos que são praticamente padronizados?
Se essa pergunta incomodou profundamente, é porque você está na mesma situação da maioria das bancas jurídicas de pequeno porte: dificuldade em gestão do tempo e baixa produtividade.
Na verdade, essa não é uma questão nova. Conquistar mais clientes e dar conta do atendimento e da produção jurídica para todos eles é um dos dilemas mais antigos da advocacia. Diversos fatores pesam de ambos os lados nessa balança difícil de equilibrar. Mas um deles definitivamente é a produção de documentos jurídicos. Com o advento da internet surgiram sites tentando amenizar o problema com modelos prontos. Porém a maioria deles era sofrível e acabava por se tornar mais um custo para o escritório.
Entretanto a situação mudou severamente na última década. Nos mais diversos segmentos de mercado as tecnologias digitais estão executando tarefas que até então só eram imaginadas nos livros de ficção científica. Na área jurídica não é diferente, inclusive a nova onda de tecnologias, métodos, conceitos e práticas ganhou o título de Direito 4.0 em alusão às tendências da Indústria 4.0 típicas da Transformação Digital.
Diante desse cenário, se descortinou uma nova realidade para advogados, departamentos jurídicos e escritórios de advocacia: a automação. A prática de agregar velocidade e agilidade a um trabalho de qualidade se tornou mandatória. E mesmo assim a automação é muito mais do que apenas contratar soluções tecnológicas. As ferramentas adotadas devem atender ao fluxo de processos e à cultura do escritório para atingirem os objetivos de otimizar a produtividade e melhorar a prestação de serviços jurídicos aos clientes.
Mas afinal, o que é Automação na Advocacia?
A Transformação Digital vem forçando a digitalização dos escritórios de advocacia. Esse movimento ganhou força em 2013 com o advento do PJe para petições iniciais. Desde então houve diversas inovações pelo judiciário que, pouco a pouco, foram obrigando os escritórios a adotarem recursos digitais em seus procedimentos regulares. No mesmo período surgiram dezenas de LegalTechs, as startups focadas em soluções de digitalização para escritórios de Direito. Com isso tudo a automação das rotinas jurídicas se tornou uma realidade.
A automação na advocacia consiste em transferir as tarefas operacionais repetitivas dos advogados e colaboradores para os softwares e robôs. No caso dos documentos jurídicos significa elaborar as peças com padrões previamente definidos pelos próprios advogados de modo a evitar que a redação de informações já executadas anteriormente seja repetida sempre que se gera um novo documento jurídico. Com isso a produção se torna mais rápida, mais precisa e mais eficaz ao mesmo tempo em que libera o advogado para dedicar seu tempo a atividades estratégicas e ao atendimento personalizado aos clientes.
O que é a Automação e Gestão de Documentos Jurídicos?
Se automação diz respeito a delegar tarefas operacionais aos softwares e robôs, a automação e gestão de documentos jurídicos nada mais é do que executar essa rotina no âmbito da produção advocatícia. E não se trata somente de transformar um arquivo físico em digital, existem alguns outros procedimentos importantes nessa dinâmica. Primeiramente vale destacar quais são os tipos de Documentos Jurídicos passíveis de serem automatizados:
- Procuração;
- Declaração de hipossuficiência;
- Contratos de honorários;
- Contratos diversos;
- Petições iniciais e petições recorrentes;
- Cadastros de pastas;
- Gestão de audiências.
Esses documentos jurídicos, em sua grande maioria, possuem conteúdo praticamente padronizado, com alteração apenas de algumas variáveis. Esse é o tipo ideal de peça jurídica que pode ser facilmente automatizada, pois aquelas variáveis serão convertidas em campos específicos, os quais serão preenchidos automaticamente pelo software.
E a automação não se resume apenas a substituir variáveis em campos pré-definidos, afinal esse recurso já existe há tempos no MS Word. Muitas outras tarefas operacionais repetitivas podem ser executadas por algoritmos, tais como:
- Pesquisar pareceres e jurisprudências;
- Classificar petições;
- Gerar alertas de prazos e alterações em processos.
- Consultar pastas e documentos digitais no computador, na rede local ou na nuvem;
- Liberar de espaço físico nos escritórios;
- Aumentar o controle sobre os documentos digitalizados;
- Substituir o malote tradicional pelo envio digital;
- Encaminhar respostas padrão em mensagens de e-mail.
Como está acontecendo na prática a Automação e Gestão de Documentos Jurídicos?
A automação e gestão de documentos jurídicos já é uma realidade tanto para escritórios quanto para tribunais de diversas esferas. A digitalização dos inúmeros documentos jurídicos corresponde somente à primeira etapa. Imediatamente após a obtenção dos arquivos em formato digital será necessário armazená-los. Para isso o escritório deverá decidir sobre esse tipo de serviço em servidor de rede local ou em nuvem. A vantagem da cloud computing é poder acessar os arquivos a qualquer hora e de qualquer lugar.
Nesse ponto também é importante aplicar as boas práticas de Segurança da Informação. O estoque dos arquivos deve ser feito de maneira segura e o acesso liberado aos usuários elencados por meio de autorização específica nos canais digitais, tendo em mente a necessidade de compartilhamento de informações.
A partir dos arquivos digitais é imprescindível organizá-los segundo critérios relevantes ao fluxo de produção da banca. A indexação e organização da estrutura de pastas e diretórios é uma etapa essencial na gestão dos documentos digitalizados. Se essa organização não for minuciosamente planejada, será muito difícil buscar pelos arquivos mais tarde. O detalhismo dessa etapa deve ir até o nível de nomenclatura dos arquivos e criação de metadados relevantes.
Como iniciar a Automação e Gestão de Documentos Jurídicos no seu Escritório de Advocacia?
Como foi dito no início, o cenário de automação de documentos mudou severamente na última década. Existem dezenas de ferramentas e softwares disponíveis no mercado. Mas antes de contratar qualquer recurso é imprescindível realizar duas ações:
– Elaborar um mapeamento de processos contemplando todos os fluxos operacionais do escritório. Isso vale mesmo para advogadas e advogados autônomos. Sem essa etapa, provavelmente a automação de documentos jurídicos irá falhar.
– A segunda ação é adotar uma mentalidade digital; Livre-se de todas as atividades operacionais repetitivas de uma vez e dedique todos os esforços a se habituar com os recursos digitais. A curva de aprendizado pode ser um tanto estressante, mas após algumas semanas o resultado será recompensador.
Na hora de decidir pelas ferramentas de digitalização e automação você pode se sentir tentado a usar planilhas e documentos do Microsoft Office. De fato, essas ferramentas até possuem bons recursos de automação; Mas como elas não são focadas exclusivamente no uso jurídico, o esforço de configuração será muito maior, quando não envolver programação de macros com VB. No final a economia de verba vai resultar na implantação de uma ferramenta que tomará mais tempo de ajustes e não atenderá a todas as demandas.
Atualmente existem dezenas de sistemas de digitalização e automação de documentos jurídicos disponíveis no mercado. Enquanto alguns são direcionados a grandes bancas, outros são focados em escritórios de pequeno porte, sendo acessíveis com baixos valores de licença de uso. Vale mais a pena investir um tempo pesquisando essas ferramentas do que configurando e programando Excel.
A automação de documentos jurídicos deixou de ser apenas uma opção e se tornou uma necessidade para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de todos os portes. O conceito de Direito 4.0 faz com que a adoção de tecnologia seja uma decisão estratégica. A adesão ao futuro da Advocacia é uma jornada complexa que tem início, mas não necessariamente terá fim. É o típico processo em que a direção no caminho é mais importante do que a velocidade. Por esse motivo não se deve ter pressa, mas ao mesmo tempo a adesão não pode ser postergada.
Como a sua banca está lidando com a digitalização e gestão de documentos Jurídicos? Já deu os primeiros passos ou ainda está buscando informações?