A produção jurídica é o coração de todo e qualquer escritório de advocacia. Esse fato é inquestionável, independente da área de atuação e do foco em consultivo ou contencioso. No entanto as bancas não se resumem única e exclusivamente à produção jurídica.
Todo escritório (independente do porte) possui áreas funcionais que dão suporte à atividade principal, tal qual uma empresa. Estes setores são administrativo, financeiro, atendimento, relacionamento com clientes, recursos humanos, relação com fornecedores, tecnologias, marketing e comercial. Todas essas áreas possuem fluxos operacionais de atividades e tarefas. E para que todas elas funcionem plenamente é necessário que exista algum método de gestão. Neste ponto sempre aparece um questionamento: gestão ou administração?
Gestão ou Administração?
Embora muitas vezes sejam utilizados como sinônimos, tecnicamente gestão e administração são conceitos diferentes. A administração diz respeito aos processos, etapas, fluxos operacionais e controles definidos para os setores da empresa. Normalmente esses processos e fluxos são definidos no planejamento estratégico do negócio. Mesmo que não sejam planejados, eles acabam acontecendo intuitivamente (e sem controles. Portanto a administração é o aspecto técnico da operação.
Já a gestão utiliza esses processos e fluxos operacionais definidos pela administração para agir sobre eles. Vamos detalhar melhor: quando um processo (sequência de atividades e tarefas) é praticado, nem sempre ele segue boas práticas de performance e possui boa produtividade. É o trabalho da gestão avaliar se as atividades e tarefas do processo são realmente necessárias, se estão sendo executadas da melhor forma, quanto elas custam, e como podem ser melhoradas.
A gestão ainda vai além, pois precisa avaliar e organizar todos esses fluxos operacionais à luz das demandas do mercado, das soluções tecnológicas, dos custos intrínsecos, das expectativas dos clientes, das metas financeiras e, principalmente, das condições de trabalho dos colaboradores.
Métodos de Gestão
Desde a segunda revolução industrial pesquisadores, autores e empreendedores foram desenvolvendo métodos de gestão de modo a ter maior controle sobre os processos e fluxos. Obviamente cada método era condizente com a época em que foi desenvolvido, portanto alguns deles perderam o sentido conforme a evolução da sociedade e das tecnologias.
Uma possível classificação desses métodos pode dividir em duas grandes áreas. A gestão de projetos fechados, normatizada pelo PMI, que utiliza o gerenciamento das atividades em cascata. E a gestão das rotinas de trabalho que majoritariamente utiliza o PDCA. Nas últimas décadas vimos o surgimento dos métodos ágeis, como Kanban, Scrum, Lean, Design Sprint e OKR.
O que é Gestão Jurídica (ou Gestão Legal)
Até aqui está bem compreendido que Gestão é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os processos e fluxos operacionais da empresa, bem como gerenciar os recursos humanos, financeiros, tecnológicos e de tempo. A função primordial de tudo isso é garantir o atingimento das metas e objetivos e manter o negócio lucrativo.
Em diversos pontos deste artigo eu fiz referência aos setores, processos e fluxos que compõe a administração e gestão de empresas. Neste ponto precisamos assumir que todo escritório de advocacia, ao frigir dos ovos, é uma empresa com CNPJ constituído e com a necessidade de auferir lucro para continuar ativa.
Então a Gestão Jurídica (ou Gestão Legal) nada mais é do que todos os conceitos e métodos de gestão aplicados especificamente aos escritórios de advocacia. Ou seja, compõe uma estrutura eficiente e organizada de todos os processos e recursos de todos os setores a fim de permitir o melhor desempenho possível dos advogados envolvidos na produção jurídica.
A disciplina de Gestão Jurídica foi criada devido à conceitos e regras específicas inerentes ao exercício da advocacia. Portanto ela gerencia os fluxos operacionais observando estas regras, além de todos os aspectos já mencionados anteriormente. Mas apesar dessa especificidade, os métodos de gestão utilizados são os mesmos das empresas em geral.
Para quem é a Gestão Jurídica?
Neste ponto muitos advogados concluem (equivocadamente) que a administração legal e a gestão jurídica somente se aplicam a firmas de grande porte. Essa conclusão falaciosa é a causa de milhares e milhares de escritórios que lutam para sobreviver no mercado cada vez mais competitivo. E a maioria acaba fracassando e termina por fechar as portas.
O raciocínio aqui deveria ser o inverso dessa conclusão equivocada. Afinal os advogados autônomos e os escritórios de pequeno porte são os que mais precisam “fazer mais com menos”, ou seja, necessitam de fluxos operacionais muito bem planejados e organizados.
Entenda que os processos e fluxos operacionais vão existir, independente de terem sido planejados e organizados. E o que vemos na prática é que normalmente não foi feito um planejamento e os fluxos acontecem de qualquer jeito, gerando tarefas desnecessárias, retrabalho e perda de tempo. Tempo este que é o recurso mais valioso para os operadores do Direito.
Portanto a administração legal e a gestão jurídica são para escritórios de todos os portes e todas as áreas de atuação.
Mesmo a departamentalização (ou setorização) também se aplica a todos os tipos de escritórios, mesmo os unipessoais. Pois uma coisa são os processos de cada setor funcional (ou departamento) e outra coisa são as pessoas envolvidas nestes processos. Em bancas de médio porte certamente os departamentos são separados fisicamente e possuem colaboradores jurídicos e paralegais exercendo suas atividades.
Mas a ausência de estrutura física e de pessoal tem nenhuma relação com a ausência dos setores que organizam as atividades e tarefas. Resumindo: as áreas funcionais precisam ser separadas e organizadas mesmo que o escritório seja composto por um único advogado. Essa é uma condição sine qua non para existir gestão.
Objetivos da Gestão Jurídica
Se a gestão legal é essencial para escritórios de todos os tamanhos e áreas de atuação, é porque ela traz vantagens e benefícios. Compreender essas benesses representa um importante estímulo no sentido de colocar em prática algum modelo de gestão. Dessa forma, os objetivos mais importantes da Gestão Jurídica são:
- estabelecer uma visão empresarial e estratégica do negócio;
- elaborar o planejamento;
- otimizar a qualidade, o funcionamento e os resultados do escritório;
- reduzir custos;
- reduzir riscos;
- proporcionar agilidade no Atendimento ao cliente;
- melhorar a eficiência operacional;
- otimizar a produtividade;
- profissionalizar a gestão do escritório;
- gerar lucro.
Gestão Legal + Controladoria Jurídica
Importante frisar que Gestão Legal e Controladoria Jurídica também não são sinônimos. Ainda que essa confusão tenha se perpetuado por algum tempo, nos últimos anos a separação de funções está cada vez mais clara graças aos conceitos de Legal Operations e às definições de controladoria.
Como foi bem explicado até aqui, a Gestão Legal diz respeito ao gerenciamento dos processos e fluxos operacionais daquelas áreas funcionais que toda empresa (e todo escritório) precisa ter. A saber, os setores são administrativo, financeiro, atendimento, relacionamento com clientes, recursos humanos, relação com fornecedores, tecnologias, marketing e comercial.
Uma vez que existe um centro de controle para todos esses setores funcionais, a operação jurídica – coração do escritório de advocacia – ganha mais autonomia e eficácia. E quem gerencia essa produção jurídica é justamente a controladoria.
As atribuições fundamentais da controladoria jurídica são a digitalização dos documentos, a responsabilização por prazos e intimações, a organização e gestão da nuvem, o controle de qualidade da produção, controle de custos, gestão de correspondentes e diligências, os procedimentos para coleta de provas e a supervisão geral do software jurídico.
Como implantar um método de Gestão no Escritório de Advocacia
Adotar métodos e práticas de gestão no escritório de advocacia não é algo que se faça com um estalar de dedos. Trata-se de uma jornada contínua que conflui com as iniciativas de digitalização e automação. Essa jornada poderá ser mais longa para os escritórios unipessoais e de pequeno porte, porém ela é necessária e será recompensadora.
Toda jornada começa com o primeiro passo. E na jornada de digitalização e gestão do escritório de advocacia esse passo inicial é representado pelo Mapeamento de Processos. Já vimos que todos os fluxos operacionais de todos os setores são compostos por atividades e tarefas regulares. E vimos também que muitas vezes essas atividades simplesmente foram sendo enfileiradas sem qualquer planejamento ou organização.
O Mapeamento de Processos visa justamente destrinchar visualmente essa sequência de tarefas da forma como elas são executadas no cotidiano. Embora seja uma disciplina normatizada pelo BPM (Business Process Management), não precisa necessariamente ser aplicada com todas as suas regras, sobretudo em escritórios pequenos. O simples ato de identificar e mapear as atividades de cada processo operacional executado pelos sócios e colaboradores (quando existirem) já é suficiente. Apenas em seguida deve-se refletir sobre a necessidade e a eficácia dessas tarefas e atividades.
O Mapeamento de Processos reorganizado e planejado se mostra um passo importantíssimo para o início da gestão profissional do escritório digital. Isso porque o passo seguinte está relacionado à digitalização dos processos mapeados. A digitalização das atividades essenciais do escritório será efetuada com a implantação do Software Jurídico.
Sim, eles são fundamentais para a digitalização e gestão. Porque, mesmo que os sócios não entendam profundamente sobre os métodos de gestão, o simples fato de digitalizar os processos e fluxos operacionais no software jurídico automaticamente irá prover os recursos básicos de gestão. Obviamente a curva de adesão ao sistema digital será um tanto árdua, mas após essa dedicação inicial o ganho com eficiência operacional e com produtividade irá proporcionar uma nova vida ao escritório.
Ainda que a gestão legal e a controladoria jurídica caminhem em paralelo, ambos os aspectos de gerenciamento dos fluxos operacionais possuem intersecções importantes. Essa relação fica muito mais dinâmica e produtiva quando os setores do escritório estão organizados dentro do software jurídico.
Por tudo isso, não se justifica a resistência de muitos advogados à implementação de métodos de gestão e de recursos tecnológicos. A Gestão do Escritório de Advocacia se relaciona intrinsecamente com a sua digitalização e implantação de software jurídico. Portanto a questão que fica é: seu escritório de advocacia não tem gestão e software jurídico porque não conseguiu crescer ou não conseguiu crescer porque não tem gestão e software jurídico?
