Diversas metodologias e tecnologias estão acelerando o Direito 4.0, mas todas elas estão orientadas a uma mesma premissa: dotar a advocacia de uma Visão Empresarial. A Transformação Digital predominante em todos os segmentos de mercado forçou um cenário extremamente competitivo onde a produtividade se torna um dos diferenciais mais sensíveis.
Nesse contexto, Legal Operations se apresenta como um conjunto de mudanças na organização de escritórios com o objetivo de otimizar a gestão jurídica. Também denominado Legal Ops, este conceito se baseia no tripé composto por pessoas, processos e tecnologia. Pessoas representam o principal ativo das bancas e são peças-chave nos fluxos de inovação. Processos significam todos os fluxos operacionais e administrativos, os quais precisam ser mapeados e gerenciados. Por fim, as tecnologias não são o centro da Advocacia 4.0, mas possibilitam a digitalização e automação necessárias à transformação.
O que é Legal Operations?
Importante iniciar frisando que Legal Operations não atua diretamente nas atividades jurídicas, pois essas estão sob a alçada da controladoria jurídica. Antes de tudo, Legal Ops é uma área da Gestão Jurídica, outrora também denominada Administração Legal.
Como definição oficial, pode-se apontar Legal Operations como um conjunto de atividades de negócios, tecnologias, processos e pessoas que maximiza a capacidade de uma equipe jurídica, a qual atuará na expansão do negócio da banca. Essa área diz respeito a uma série de atividades operacionais e boas práticas dentro da gestão administrativa do escritório.
Fluxos, processos internos, pessoas, clima organizacional, tecnologias, indicadores, dashboards, precificação, orçamento, controle financeiro, marketing e gestão de pessoas são os principais. Gerenciar tudo isso requer uma ampla combinação de habilidades e ações, tais como planejamento estratégico, mapeamento de processos, gestão da mudança, gerenciamento financeiro, gerenciamento de fornecedores, tecnologia, data analytics e, principalmente, o engajamento de pessoas.
Nesse momento surge a questão: então Legal Operations é só um termo da moda para Administração Legal? Não exatamente. Embora Legal Ops englobe muitas das responsabilidades atribuídas à Administração, na realidade ela se trata muito mais de uma especialização da controladoria jurídica focada na área administrativa. E essa especialização vem com métodos e técnicas desenvolvidos exclusivamente para este fim. A adoção do termo também tem como objetivo um alinhamento desses métodos e técnicas com o que já se pratica exterior.
A padronização de boas práticas vem do Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), entidade internacional que se propõe a criar e auditar normatizações para a administração do escritório. Ela ainda institui a figura do Chief Operations Legal Officer (CLOO), um coordenador da área de Legal Operations encarregado de implementar métodos, práticas e ferramentas tecnológicas na gestão jurídica.
As 12 competências definidas pelo CLOC
Como foi dito, o CLOC estabelece normatizações para a disciplina de Legal Operations. Estas normas foram embasadas em doze áreas ou competências a serem implantadas. São elas:
- Gestão Financeira
Uma das bases do Legal Operations é manter uma gestão financeira sólida e previsível. Aqui se elabora o plano financeiro, se define as metas financeiras e as estruturas de custos.
- Gestão de fornecedores
Organizar e gerenciar o relacionamento com fornecedores diversos no sentido de estabelecer parcerias que produzam benefícios para o escritório.
- Tecnologia
É responsabilidade do Legal Ops buscar tecnologias que otimizem o trabalho de todos os colaboradores do escritório de advocacia, desde softwares de gestão financeira até o software jurídico para a produção dos advogados e gerenciamento dos controllers.
- Operações práticas
É importante que cada colaborador saiba, com clareza, quais são suas demandas e prioridades estabelecendo comunicação eficaz entre os departamentos e colaboradores.
- Gerenciamento de projetos e programas
Ao otimizar o tempo e a produtividade, o escritório pode investir em projetos e programas de inovação. Aqui se descreve a condução desses projetos.
- Governança de informação
Os dados e informações representam um dos ativos mais importante do escritório. Portanto é necessário implantar boas práticas de coleta, armazenamento, utilização e distribuição dessas informações, bem como políticas de Segurança da Informação tanto nos ambientes internos quanto em nuvem.
- Planejamento estratégico
O planejamento deve orientar todas as ações do escritório, desde a gestão de pessoas até a aquisição de tecnologias, além da definição dos fluxos operacionais.
- Modelos de entrega de serviço
Um SLA (Service Level Agreement) bem definido garante que colaboradores de todas as esferas saibam exatamente como devem ser as suas entregas.
- Gestão do conhecimento
O conhecimento tácito das operações, práticas e fluxos do escritório também é um ativo intangível de alto valor. Por isso precisa ser organizado, preservado e compartilhado de maneira eficaz.
- Business Intelligence
A disciplina de BI se mostra imprescindível para gerenciar a coleta, organização e armazenamento dos dados e informações internos e externos. Os gráficos e dashboards devem permitir um acionamento ágil desses dados, bem como uma visualização assertiva para tomada de decisões.
- Otimização e saúde da organização
A cultura organizacional prevê tanto as práticas profissionais quanto à qualidade de vida dos colaboradores. O foco no ser humano e em suas habilidades socioemocionais é o principal combustível para a melhoria da produtividade do time.
- Capacitação e desenvolvimento
A capacitação contínua e automotivada dos colaboradores contribui para a coesão da cultura organizacional e maior integração das equipes.
Benefícios de implantar Legal Operations no escritório
Até aqui fica claro que Legal Operations não se trata de uma moda, mas de métodos e práticas normatizados que proporcionam inúmeras vantagens aos escritórios jurídicos. Os principais benefícios são:
- Adotar uma visão de mercado e negócios
- Cuida de tudo que não é jurídico para deixar o jurídico trabalhar
- Otimizar a capacidade de toda equipe jurídica
- Modernização de processos
- Otimizar produtividade
- Melhorar entregas e resultados
- Organizar e zelar pelas informações
- Conectar todos os colaboradores da empresa
- Melhorar a comunicação interna e externa
- Dar mais foco no cliente
- Tornar o escritório mais rentável
Para quem é Legal Operations?
Olhando para as 12 competências definidas pelo CLOC a primeira impressão que se tem é que Legal Operations se destina exclusivamente a bancas de grande porte. Obviamente estas têm pleno potencial e orçamento para aplicar as 12 áreas de forma ampla. Alguns escritórios médios também serão capazes de lançar mão de todas as doze competências, porém não todos. E muito menos os escritórios de pequeno porte e advogados autônomos, os quais representam a imensa maioria do mercado jurídico.
Então Legal Ops fica restrito a essa pequena elite de 1% das grandes firmas? Claro que não. Em tese o conceito pode sim se aplicar a escritórios de todos os portes e áreas de atuação. Entretanto, na prática, será necessário realizar um exercício de “enxugamento” do método.
Inevitavelmente é necessário conhecer muito bem cada área do método para poder enxugá-lo e adaptá-lo, o que torna o exercício ainda mais difícil para autônomos. Difícil, porém não impossível. Como acontece com toda novidade, em algum momento especialistas começam a desenvolver variações e adaptações do método para aplicações em escala. Na realidade exponencial em que estamos vivendo, isso se torna quase instantâneo.
A realidade que se impôs ao mundo empresarial também se reflete no meio jurídico: empresas e escritórios vão ter que aprender a lidar com as novas diretrizes e tendências. Não será por luxo, mas por sobrevivência. A competitividade irá aumentar juntamente com as exigências dos clientes e as tecnologias transformadoras.
Somente as empresas e escritórios ambientados a essa realidade conseguirão seguir em frente. Ainda que esse movimento sempre se inicie nas grandes corporações, a Transformação Digital traz otimizações e métodos enxutos que permitem a qualquer um utilizá-los. Startups estão aí para provar isso.
No seu escritório, quais os primeiros passos que você pode dar para implantar Legal Operations?
