Advogar é uma atividade que exige muita dedicação de tempo e energia. Justamente por isso a maioria dos escritórios unipessoais e de pequeno porte não conseguem lançar mão de recursos e métodos de gestão. Sobretudo gestão financeira, aquela que determina a sustentabilidade da banca.
Ao consultar diversos estudos e pesquisas realizados na última década por FGV, Sebrae, Endeavor verifica-se que todos apontam sempre as mesmas conclusões: trinta por cento das empresas brasileiras (inclusos escritórios de advocacia) fecham as portas em menos de dois anos. E os motivos financeiros estão entre as principais causas de fechamento.
Junto a essa falta de tempo dos sócios para cuidar da área administrativa, somam-se:
- a falta de conhecimento para essa tarefa (afinal as faculdades nada ensinam sobre administração);
- a elevada competitividade do mercado jurídico (que já ultrapassou a marca de 1,3 milhão de advogados ativos);
- a alta complexidade da prática jurídica (trazida pelos conceitos, métodos, práticas e tecnologias típicas da Direito 4.0 e suas megatendências);
- a queda constante na produtividade dos escritórios (gerada pelo acúmulo de tarefas operacionais repetitivas).
Todos esses fatores (e alguns outros) estão exigindo que Advogadas e Advogados adotem uma visão empresarial no que tange a gestão de seus escritórios. Ao enveredar por essa seara, os sócios se descobrirão na busca pela melhoria da produtividade. Afinal ela se reflete na lucratividade e nos resultados financeiros do escritório.
Mas como medir a produtividade? Como melhorar a lucratividade? Aqui fica latente a necessidade dos métodos de gestão, os quais utilizam Indicadores Chave de Performance ou KPIs a fim de medir a produtividade e melhorar a lucratividade..
Indicador Chave de Performance
O KPI – Key Performance Indicator – é o principal instrumento para mensurar os resultados de uma ação ou conjunto de ações em comparação com os objetivos e estratégias definidos em um planejamento. Eles são obtidos a partir das métricas de acompanhamento em um negócio, campanha ou projeto.
O benefício de monitorar essas métricas é transformar dados em informações a fim de usá-las nas decisões cotidianas do escritório. Métricas são elementos individuais medidos ao longo da execução de uma ação ou projeto. Elas podem corresponder a um valor numérico (#) ou porcentagem (%). Ou seja, uma métrica pode ser uma contagem (ex: Horas trabalhadas) ou uma relação (ex: Horas trabalhadas por semana).
As métricas numéricas isoladamente nem sempre representam um índice importante para o negócio, pois são dados puramente quantitativos. Ao cruzar os aspectos qualitativos com uma ou mais métricas, chega-se aos dados sendo transformados em informações (Horas trabalhadas durante o mês de setembro nas causas tributárias contenciosas).
Portanto o KPI é um indicador selecionado a partir das métricas para explicar matematicamente o atingimento de um determinado objetivo do negócio.
Definição de indicadores para Gestão Financeira
Indicadores de Performance não surgem ao acaso. Eles são escolhidos a partir de métricas relevantes ao negócio ou projeto. E estas métricas naturalmente devem estar associadas às metas dos objetivos estratégicos definidos no planejamento.
A escolha das metas e indicadores a serem definidos são totalmente personalizados a cada escritório, portanto irão depender de algumas variáveis como: áreas de atuação, nichos de mercado atendidos, porte da banca, posicionamento de mercado, foco no consultivo ou no contencioso, nível de digitalização e automação, entre outros.
Em se tratando especificamente de Gestão Financeira, significa olhar para as métricas definidas no Plano Financeiro. Esse plano deve reunir as projeções de despesas fixas e variáveis, de custos diretos e indiretos, bem como as estimativas de receita e faturamento.
Controles para acompanhar os Indicadores
Apenas definir os indicadores de performance no planejamento não encerra a questão. É necessário acompanhá-los periodicamente a fim de avaliar se as atividades estão sendo executadas da forma certa e no tempo esperado. Para essa finalidade são utilizados alguns controles financeiros tais como:
- Contas a receber / Contas a pagar;
- Conciliação bancária;
- Demonstrativo de Fluxo de Caixa – DFC;
- Demonstrativo de Resultados do Exercício – DRE;
- Balanço Patrimonial.
Esses controles costumas ser números em planilhas, ou seja, pouco amigáveis. Para o acompanhamento periódico ser mais eficaz, é importante que os indicadores sejam de fácil leitura. Nesse sentido foram criados os recursos de visualização de dados (Data Visualization) como: Gráficos, Diagramas de dispersão, Mapas de calor, Histogramas e Relatórios Gerenciais. Esses elementos visuais ainda podem ser reunidos em um quadro geral, também conhecido como dashboard.
Cabe ressaltar que, de modo geral, os dashboards funcionam para organizar os indicadores do cotidiano de forma visual e amigável. Ao passo que os Demonstrativos e os Relatórios Gerenciais fornecem um consolidado por períodos mais longos, como mês e trimestre.
Gestão Financeira do escritório de advocacia com foco em resultados
Estratégia é outro termo que teve sua definição depreciada pelo uso intenso. Então vale destacar que ser estratégico remonta a executar atividades e tarefas que possuem metas específicas e estão direcionadas a um objetivo macro que foi previamente planejado. Dessa forma, a Gestão Estratégica (ou com foco em resultados) diz respeito a seguir o planejamento e acompanhar o atingimento das metas. utilizando indicadores e controles.
No entanto a gestão estratégica significa muito mais do que apenas “bater o olho” nos dados e números dos controles. É imprescindível ter a proatividade de analisar criticamente esses dados a fim de identificar problemas ou acertos. E principalmente tomar decisões estratégicas em ambos os casos.
Se os resultados foram negativos, algumas correções de rota serão necessárias. Quando os relatórios forem positivos, existe informação útil para identificar quais variáveis contribuíram para esse resultado. E com isso é possível potencializar essas variáveis.
Este artigo traz um resumo geral do fluxo de planejamento para definir indicadores de performance e utilizar os dados e controles para uma Gestão Financeira do escritório de advocacia focada em resultados. Pode parecer complexo, mas a boa notícia é que todos esses processos de gestão legal podem ser realizados a partir de softwares jurídicos. E atualmente eles são acessíveis mesmo para advogados autônomos e escritórios de pequeno porte. Essa é a essência da Advocacia 4.0 e da Advocacia do Futuro.
Advogadas e Advogados que adotam a visão empresarial estratégica e passam a aplicar métodos de gestão em suas bancas rapidamente conseguem perceber a melhoria na produtividade e na saúde financeira do negócio.
