O Direito não é mais o mesmo!
Reconhecidamente uma das profissões mais tradicionais, o Direito sempre prezou por fazer jus a esse status. A prática jurídica se manteve orgulhosamente inalterada por muitas décadas. Inovar sempre foi uma seara distante para juristas. E ainda assim os advogados e bancas jurídicas continuaram executando sua função com eficiência. Até chegar o século XXI, quando tudo mudou!
Novos termos foram introduzidos ao universo jurídico. Não apenas termos vazios, mas embasados em conceitos, métodos e tecnologias que, de repente, fazem parte intrinsecamente do cotidiano dos escritórios de advocacia.
A utilização do computador nas bancas jurídicas já se consolidou há pelo menos duas décadas. Inicialmente para redigir petições, contratos e documentos diversos, porém logo em seguida para também organizar a produção jurídica, prover a gestão legal, realizar pesquisas diversas, viabilizar canais de comunicação, e tantas outras atividades. Essa foi a fase de informatização que ocorreu na década de 1990. Mas ela também foi superada por uma nova tendência; a digitalização.
O ambiente digital definitivamente promoveu um ganho de eficiência sem precedentes. Automatizou processos e documentos, organizou e otimizou o fluxo de produção, facilitou e acelerou pesquisas jurídicas e permitiu o patrocínio de mais demandas pelos advogados e escritórios. Mas e os dados originados a partir de todas essas movimentações, estão sendo utilizados?
Utilizar dados para melhorar a produtividade do escritório
Usar dados para tomar decisões estratégicas a respeito dos negócios não é um assunto novo, entretanto, mesmo com muitas ferramentas disponíveis, as análises de dados continuaram relegadas a segundo plano tanto em empresas quanto nas bancas jurídicas. Por isso é tão necessário compreender o que significa implementar Legal Analytics e Volumetria no Escritório de Advocacia.
Estamos diante de uma nova era de escritórios de advogados: os escritórios Data Driven, também chamados de Advocacia 4.0. O conceito de Data Driven basicamente pode ser traduzido como negócios orientados a dados. Data Driven é, antes de tudo, uma mentalidade focada na análise de dados com o objetivo de construir uma base sólida de informações e obter insights que promovam a obtenção de conhecimento e facilitem a tomada de decisões.
Vale diferenciar esses três termos que se parecem sinônimos, mas no âmbito desse assunto possuem definições exclusivas:
- Dados são a unidade básica;
- Informações são os dados organizados de acordo com critérios diversos;
- Conhecimento é formado pelas informações contextualizadas que geram subsídios para tomadas de decisão.
Uma vez que os inúmeros canais digitais utilizados rotineiramente geram um grande volume de dados a cada interação, surge um novo conceito: BigData. Este conceito gira em torno das mudanças na forma como a informação é captada, processada e disseminada. O imenso mar de dados que se produz e se compartilha atualmente ainda pode ser categorizado em Personal Data (dados pessoais em geral), Social Data (dados que mostram as tendências de comportamento das pessoas) e Enterprise Data (dados relacionados a operações das empresas e do mercado). A disciplina que realiza todo esse processo de coleta, tratamento e organização dos dados é o Business Intelligence,
Legal Analytics – do Business Intelligence à aplicação jurídica
Business Intelligence é utilizado por empresas de diversos segmentos há bastante tempo. Essa disciplina reúne processos, métodos, tecnologias e algoritmos para coletar dados em fontes confiáveis, armazenar em locais controlados, organizar em dados estruturados ou não estruturados, identificar padrões e, por fim, disponibilizar essa base sob diversos métodos de consultas.
Então o Legal Analytics é uma aplicação do Business intelligence criada com foco no contexto exclusivo dos ambientes advocatícios. São processos que utilizam dados e realizam análises quantitativas e qualitativas de forma a apresentar insights que vão ajudar os advogados e gestores jurídicos a mensurar a produção jurídica e adotar estratégias que possam otimizar a produtividade e outras ações relevantes para o escritório.
Volumetria: uso de dados para mensurar a eficiência do escritório jurídico
Expandindo ainda mais essa nova miríade de conceitos, podemos afirmar que a Volumetria pode ser definida como a mensuração da produção jurídica interna e como ela impacta a produtividade da banca. Os escritórios e departamentos jurídicos devem utilizar indicadores de volumetria para quantificar o volume de atividades que estão sendo realizadas durante um determinado período, em conjunto com os indicadores estratégicos para avaliar o desempenho do negócio e identificar se as metas estão sendo atingidas.
A questão é que muitos escritórios ou departamentos jurídicos possuem uma quantidade considerável de volume de dados, mas não sabem como transformar tais dados em informações relevantes para medir a produtividade da equipe, identificar se a equação volume x colaborador está em harmonia, avaliar se a estratégia adotada é a mais lucrativa ou se precisa de correções e como tudo isso afeta a performance do negócio.
A Volumetria bem aplicada abre espaço para estágios ainda mais elevados no uso de Legal Analytics.
Como implementar Legal Analytics e volumetria no escritório jurídico
A jornada para uma banca de advogados se tornar Data Driven passa por alguns passos importantes e inevitáveis. É muito importante que cada etapa seja aplicada de maneira consistente e no tempo certo, caso contrário poderá haver dificuldades nos passos seguintes. Um itinerário essencial para a implementação de Legal Analytics passa por essas etapas:
- Criação de cultura e mentalidade digital em todos os níveis do escritório;
- Definir objetivos claros do que se espera no processo de digitalização do escritório;
- Mapear todos os processos e fluxos operacionais do escritório
- Identificar fontes de dados internas e externas que serão utilizadas para coleta;
- Estipular as melhores práticas para monitoramento de dados;
- Selecionar as tecnologias e ferramentas;
- Elaborar uma política de Segurança da Informação;
- Implementar um piloto para aplicação de Legal Analytics;
- Coletar, tratar e armazenar os dados obtidos;
- Analisar e interpretar os dados para tirar conclusões e tomar decisões.
Este roteiro de dez passos para implementação não é simples nem fácil e inevitavelmente consome tempo e esforço de todo o escritório. O passo inicial é sempre o de adquirir uma mentalidade digital, tanto dos sócios quanto dos advogados e dos paralegais. No entanto tudo isso significa o fim da “Era do Achismo” para a entrada das bancas em um cenário onde as decisões são tomadas com base em informações precisas e assertivas. Será a Era dos Escritórios Data Driven também chamada até o momento de Advocacia 4.0.
Ainda que todas essas práticas, até então inusitadas à profissão do Direito, possam parecer distantes da realidade de pequenos e médios escritórios, a verdade é que todas elas se tornaram bastante factíveis em menos de uma década. Os custos de aquisição e implementação das tecnologias e métodos são acessíveis mesmo a bancas reduzidas e advogados autônomos. O maior obstáculo para implantação da Volumetria e Legal Analytics está na mentalidade dos operadores do direito, não nos aspectos técnicos e financeiros.
