Aprender a se reinventar não é uma novidade para profissionais e empresas. A complexidade do mercado aumentou significativamente nos últimos anos e modificou radicalmente uma série de hábitos e comportamentos. O meio jurídico não se exclui desse cenário. Portanto escritórios de advocacia e operadores do Direito igualmente precisam aprender a se posicionar nos novos contextos.
Esse assunto dá margem a dezenas de abordagens específicas, as quais certamente tomariam vastos espaços. Então esse artigo vai tratar exclusivamente da cultura relacionada ao uso de dados para diversas finalidades nas bancas jurídicas. A adoção de múltiplas tecnologias e a automação de atividades. Bem como a sinergia com o mercado vem forçando os escritórios a lançar mão de recursos e conceitos inovadores em seus cotidianos. E certamente a abordagem Data Driven é uma dessas práticas.
Usar dados para tomar decisões estratégicas a respeito dos negócios não é um assunto novo. Entretanto, mesmo com muitas ferramentas disponíveis, as análises de dados continuaram relegadas a segundo plano. Tanto em empresas de diversos segmentos quanto nos escritórios de advogados. Por isso é tão necessário compreender o que significa implementar Legal Analytics no Escritório de Advocacia.
A intensa utilização do computador nas bancas já se consolidou há pelo menos duas décadas. Inicialmente para redigir petições, contratos e documentos diversos. Porém logo em seguida para também organizar a produção jurídica, prover a gestão legal, realizar pesquisas jurídicas, viabilizar canais de comunicação, automatizar tarefas e tantas outras atividades. O ambiente digital definitivamente promoveu um ganho de produtividade sem precedentes. Mas e os dados originados a partir de todas essas movimentações?
Antes de tudo, o que significa Data Driven?
O conceito de Data Driven basicamente pode ser traduzido como negócios orientados a dados. Resumidamente o Data Driven é um processo que utiliza métodos científicos e algoritmos para coletar dados em fontes confiáveis, organizar em dados estruturados e não estruturados e, por fim, construir uma base sólida de informações para analisar e obter insights que promovam a obtenção de conhecimento e facilitem a tomada de decisões.
Vale diferenciar três termos que se parecem sinônimos, mas no âmbito desse assunto possuem definições exclusivas:
- Dados são a unidade básica;
- Informação são os dados organizados de acordo com critérios diversos;
- Conhecimento é formado pelas informações contextualizadas que geram subsídios para tomadas de decisão.
Contextualizados os conceitos essenciais, podemos seguir na jornada de implementação de Legal Analytics na prática jurídica. Para tanto precisamos ainda explorar a definição de outros termos correlatos e indispoensáveis nesse trajeto.
BigData – o grande volume de dados provenientes dos canais digitais
O BigData gira em torno das mudanças na forma como a informação é captada, processada e disseminada. Ele é baseado em 5 pilares: Volume, Variedade, Velocidade, Variabilidade e Complexidade. O imenso mar de dados que se produz e compartilha atualmente ainda pode ser categorizado em:
- Personal Data (dados pessoais em geral);
- Social Data (dados que mostram as tendências de comportamento das pessoas);
- Enterprise Data (dados relacionados a operações das empresas e do mercado).
Como se pode notar, estamos diante de um grande Vade-Mecum digital.
Business Analytics – do Business Intelligence ao Legal Analytics
BI são processos, métodos, tecnologias e algoritmos para coletar informações em fontes confiáveis, armazenar em locais controlados, organizar em dados estruturados ou não estruturados. Identificar padrões e, por fim, construir uma base sólida de informações para analisar e transformar em conhecimentos.
O Legal Analytics é uma aplicação do Business intelligence criada com foco no contexto dos ambientes jurídicos. São processos que realizam análises e utilizam os dados de forma a apresentar insights que vão ajudar os advogados e gestores jurídicos a definirem as melhores estratégias processuais ao identificar padrões importantes em litígios anteriores.
O Legal Analytics ganhou impulso a partir da digitalização das instituições do Judiciário. O peticionamento eletrônico permitiu a integração de dados processuais de determinada corte com o acervo de processos de uma empresa. Dessa forma se tornou viável a utilização de análises mais sofisticadas em Volumetria e Jurimetria,
Expandindo ainda mais essa nova miríade de conceitos, podemos afirmar que a Volumetria pode ser definida como a apresentação da compilação dos números. Quantos processos foram abertos no último mês? Quantas ações tiveram decisões desfavoráveis em uma determinada comarca? Já a Jurimetria remete à possibilidade de fazer previsões estatísticas e extrair delas a informação sobre qual será a possível decisão de um determinado Juiz em um processo com base na análise de tendência de julgamento desse magistrado.
Os tribunais já vêm adotando a Jurimetria para fazer com que sentenças de problemas similares não sejam muito diferentes entre si, como uma forma de sistematizar o Judiciário.
Inteligência Artificial para potencializar as análises de dados
Agora chega o momento de mesclar os conceitos apresentados até aqui. Temos informações e temos os diversos tipos de análises, porém trabalhar com o grande volume de dados proporcionado pelo BigData é uma tarefa árdua. Então entra em cena a IA. Inteligência Artificial basicamente significa máquinas e dispositivos desenvolvendo a capacidade humana de aprender, raciocinar, perceber, deliberar e decidir logicamente sobre os fatos para resolver problemas. Para a IA funcionar plenamente são necessárias 3 premissas:
- BigData fornecendo grandes quantidades de dados.
- Dados estruturados para serem processados, categorizados e analisados.
- Capacidade de computação para processar as informações de forma rápida e eficiente.
Dessa forma a Inteligência Artificial funciona com algoritmos lendo e interpretando dados. Para que essa “mágica” aconteça entra em cena o conceito de Machine Learning ou aprendizado de máquina, pelo qual os computadores tornam-se capazes de aprender. Na tecnologia, o que ocorre é o processamento lógico dos dados levando à uma identificação de padrões consistentes que geram inteligência.
Legal Analytics na prática jurídica se tornou indispensável, mas como implementar uma cultura Data Driven no Escritório de Advocacia?
Todas as tecnologias e conceitos apresentados até aqui compõe um cenário complexo pois são fatores típicos da Transformação Digital. Estamos no auge da Era da Informação, onde tudo se movimenta em velocidade exponencial, criando um ambiente de volatilidade e incertezas. Nesse contexto a concorrência é crescente em todos os segmentos e a única saída é buscar alguma especialização que promova uma vantagem competitiva facilmente percebida pelo mercado. E o principal destes caminhos se dá justamente ao implementar Legal Analytics na prática jurídica.
Obviamente que esse processo de implementação não é simples nem fácil e inevitavelmente consome tempo e esforço de todo o escritório. O passo inicial é sempre o de adquirir uma mentalidade digital, tanto dos sócios quanto dos advogados e dos paralegais. Mas conhecer as principais aplicações ajuda consideravelmente na hora de elaborar um plano de digitalização da banca. Então vamos conhecer algumas boas práticas de uso dos dados no negócio jurídico.
- Automatizar tarefas rotineiras;
- Capacidade de análise em grande quantidade de informações;
- Aplicar a Volumetria nos processos internos;
- Visualização e mensuração da produtividade em todos os departamentos;
- Análise interativa de prazos internos e externos;
- Promover uma gestão administrativa mais precisa e segura;
- Criação automática de informações, com a inserção de dados que apresentam padrões atuais, sem modificar rotinas que alimentam o sistema;
- Captação de informações do sistema do usuário e alteração desses dados em dashboards;
- Acompanhamento efetivo de demandas contenciosas e consultivas, além da análise de processos a partir de vários pontos de vista;
- Utilização de informações concretas e insights coerentes para a tomada de decisões;
- Otimização da gestão dos processos;
- Padronização das análises;
- Eliminação de possíveis erros na geração de informações;
- Análise de perfis de testemunhas, juízes e outras partes envolvidas;
- Capacidade de traçar estratégias legais e processuais mais eficazes.
- Identificação de padrões significativos em litígios anteriores;
Basicamente tudo isso significa o fim da Era do Achismo para a entrada em um cenário onde as decisões são tomadas com base em informações precisas e assertivas. O conceito de Volumetria diz respeito justamente a adotar a mensuração na atividades operacionais, estratégicas e administrativas.
Etapas para implementação de Legal Analytics na prática jurídica
A jornada para uma banca de advogados se tornar Data Driven passa por alguns passos importantes e inevitáveis. É muito importante que cada etapa seja aplicada de maneira consistente, caso contrário poderá haver dificuldades nos passos seguintes. Um itinerário essencial para a implementação de Legal Analytics passa por essas oito etapas:
- Criação de cultura e mentalidade digital em todos os níveis do escritório;
- Definir objetivos claros do que se espera no processo de digitalização do escritório;
- Identificar fontes de dados internas e externas que serão utilizadas para coleta;
- Estipular as melhores práticas para monitoramento de dados;
- Selecionar as tecnologias e ferramentas;
- Implementar um piloto para aplicação de Legal Analytics;
- Coletar, armazenar e tratar os dados obtidos;
- Analisar e interpretar os dados para tirar conclusões e tomar decisões.
Conforme esmiuçado ao longo desse artigo, a jornada de uma banca jurídica ao mundo da análise de dados passa por uma verdadeira transformação tanto das pessoas quanto do negócio em si. É um processo complexo, porém seus resultados colocam o escritório em um patamar muito mais elevado no mercado e perante a concorrência.
