Software Jurídico: quando adquirir e quais recursos buscar?
A Advocacia 4.0 não se resume unicamente às tecnologias digitais. Diversos conceitos, métodos e práticas também fazem parte dessa transformação digital no mercado jurídico. No entanto, os recursos tecnológicos proporcionam muito mais eficiência operacional, organização de informações e precisão nas tomadas de decisão.
Porém as ferramentas digitais precisam ser aplicadas da forma correta para serem eficazes. Muitos sócios e gestores têm utilizado planilhas e cloud computing para gerenciar o escritório, mas a realidade tem mostrado que recursos distintos e não integrados mais dificultam do que ajudam.
Esse movimento deixou de ser luxo e se tornou necessidade para escritórios de todos os portes, afinal contribui para uma melhoria intrínseca na produtividade e consequentemente nos lucros. Mas, ao mesmo tempo, decidir o momento ideal para iniciar a digitalização da banca é uma tarefa desafiadora. Afinal são inúmeras variáveis a serem levadas em conta.
Tanto a digitalização quanto a gestão profissional do escritório de advocacia passam pela implementação acertada de um Software Jurídico relevante. E compreender os fatores envolvidos nessa jornada é crucial para que ela seja exitosa.
O que é Software Jurídico?
Utilizar ferramentas para gerenciar os fluxos operacionais e administrativos para otimizar a eficiência é uma realidade antiga nas grandes empresas. Sistemas de gestão integrada como os ERP permitem acesso fácil, interconectado e confiável a todos os processos e dados de todos os setores. Esse foi o conceito que originou os Softwares Jurídicos.
A utilização desses sistemas no mercado jurídico se expandiu em larga escala desde os anos 2010. Por consequência as ferramentas passaram a disponibilizar funcionalidades cada vez mais específicas e relevantes para escritórios de advocacia.
Dessa forma o Software Jurídico se tornou a ferramenta ideal pata digitalizar e automatizar as diversas tarefas repetitivas do dia a dia que compõe os fluxos operacionais e administrativos. O maior benefício dessa aplicação é liberar os advogados para se dedicarem às atividades estratégicas e intelectuais.
Quando adquirir um Software Jurídico?
Nos últimos anos os tribunais de todas as esferas vêm investindo na digitalização dos processos ativos e arquivados. Ao mesmo tempo as empresas contratantes de serviços jurídicos se encontram em elevado grau de maturidade digital. Esses dois fatores deixam claro a necessidade de todos os escritórios de advocacia acompanharem essa tendência. Ainda que adotar recursos digitais seja apenas uma questão de tempo, isso não significa que a aquisição das ferramentas deva ser efetuada “aos trancos e barrancos”. Trata-se de uma decisão que envolve uma série de critérios complexos. E todos eles precisam ser levados em consideração, de modo a não desperdiçar tempo, dinheiro e recursos.
Cada advogado e cada escritório precisam compreender as suas demandas internas e o seu próprio tempo de aderir aos recursos digitais. Mesmo assim, podemos listar os critérios mais importantes na hora de decidir quando adquirir um Software Jurídico:
- as planilhas de controle já não estão dando conta;
- informações e documentos importantes estão desorganizados;
- o controle financeiro está defasado;
- se perde muito tempo com tarefas manuais repetitivas;
- o volume de processos do escritório está aumentando;
- os advogados estão perdendo prazos;
- o cliente não está sendo atendido em tempo hábil;
- existe o desejo de aumentar o escritório e contratar novos colaboradores
- o advogado não consegue dar atenção às questões estratégicas do negócio jurídico;
- os sócios já desenvolveram uma mentalidade digital.
Sofrer esses efeitos geralmente é o gatilho que desperta a consciência sobre a urgência da digitalização. No entanto sua implementação não é uma tarefa simples, pois o mercado dispõe de muitas opções. Cada sócio ou gestor precisa entender minuciosamente seu fluxo operacional a fim de identificar quais recursos buscar em um Software Jurídico.
Quais recursos buscar em um Software Jurídico
O mercado brasileiro conta com dezenas de LegalTechs que oferecem software jurídico. Ainda que as funcionalidades principais sejam similares, muitos deles possuem recursos específicos para determinadas atividades ou demandas.
Dessa forma, não existe um sistema para advogados que possa ser considerado o melhor do mercado. Cada advogado deve conhecer detalhadamente as necessidades do seu escritório para identificar qual a ferramenta mais coerente. E para isso é necessário mapear detalhadamente a sua própria operação a fim de identificar e priorizar aquelas atividades que devem ser digitalizadas e automatizadas.
As demandas mais comuns do escritório que precisam ser mapeadas são: produção e redação de peças jurídicas; digitalização e gestão de documentos e provas; controle de prazos; busca de publicações e intimações nos diários oficiais e tribunais; gestão administrativa e financeira; gestão de tempo e produtividade; aquisição de novos clientes; cobrança de honorários; emissão de relatórios e análise de dados.
Em todas essas áreas e atividades existem recursos disponibilizados pelos softwares jurídicos que podem variar de um par outro. As funcionalidades a serem consideradas mais relevantes durante a escolha serão aquelas relacionadas às demandas mais importantes que o escritório mapeou e priorizou.
É importante desmistificar a ilusão de que a digitalização somente se aplica a grandes firmas. Os recursos digitais se destinam a profissionais autônomos, departamentos jurídicos e escritórios de todos os tamanhos, todas as áreas de atuação seja consultivo ou contencioso.
O momento ideal para adotar um Software Jurídico depende das variáveis descortinadas neste artigo. E todas elas são completamente individualizadas, portanto não existe fórmula mágica. Elaborar um plano de digitalização do escritório de advocacia é uma prática que ajuda a destrinchar todos esses aspectos. Comece dessa forma e tenha sucesso na sua jornada de digitalização!
Autor
Sou escritor, produtor de conteúdo e criador de conceitos para o mercado jurídico. Consultor para digitalização e automação na Advocacia. Sou palestrante FENALAW e Autor dos livros “Advocacia e Transformação Digital” e “Presença Digital”. Ao longo dos 15 anos de atuação no Mercado Jurídico adquiri um profundo conhecimento dessa área e desejo ser protagonista na imensa transformação pela qual ela está passando.