Escritório de Advocacia em Coworking: faz sentido?
A essa altura ninguém mais discorda de algumas disrupções que a pandemia provocou. Uma das alterações mais radicais foi a normalização do trabalho remoto, mais especificamente do home office. Alguns segmentos de mercado sentiram menos essa mudança. Afianl, de alguma forma, já praticavam algum tipo de trabalho descentralizado. Outros mercados foram mais abalados por preservarem sólidos valores relacionados ao local físico de trabalho. E o Direito se enquadra nessa última situação.
Seja pela cultura secular que valoriza e se orgulha do espaço do escritório jurídico, seja pelo distanciamento de tecnologias digitais de comunicação e colaboração online, a verdade é que muitas bancas tiveram sérias dificuldades para fazer a transição ao modelo remoto. A despeito dos desafios, o movimento se consolidou. E atualmente, escritórios de todos os portes lidam naturalmente com colaboradores trabalhando à distância.
Passados os efeitos graves da pandemia a questão premente passou a ser o retorno ao escritório versus a adoção de um modelo híbrido de trabalho. Com isso surge uma nova questão aos sócios e gestores: faz sentido manter o trabalho remoto? Pode-se até ir mais fundo nesse ponto: utilizar coworkings para escritórios de advocacia é uma alternativa coerente?
Essa é uma discussão complexa que envolve os aspectos administrativos, financeiros, operacionais, estratégicos e de recursos humanos de cada escritório. Mas antes de aprofundar o debate é necessário esclarecer alguns conceitos.
O que é Coworking? Desmistificando os espaços compartilhados de trabalho
Entre tantos comportamentos que se modificaram por conta da Transformação digital, as formas de trabalho merecem destaque. A informatização das empresas na década de 1990 e a subsequente digitalização após a consolidação da internet nos anos 2000 foram os principais gatilhos das mudanças. A dificuldade de locomoção nas grandes metrópoles, o alto custo imobiliário e a possibilidade de atuar em regiões distantes do escritório físico também contribuíram sensivelmente.
Há mais de uma década empresas inovadoras encontraram uma alternativa que foi liberar alguns de seus colaboradores para trabalharem a partir de suas casas. Apesar de bem intencionada, essa solução esbarrou em problemas técnicos, sociais e comportamentais. Por volta de 2005 um engenheiro de software criou uma comunidade de trabalho com seus amigos a fim de facilitar suas atividades. Logo esse conceito de escritório compartilhado ficou conhecido como Coworking.
A ideia pegou! Segundo o Censo Coworking Brasil, no país já existem mais de 10.000 posições de trabalho em cerca de 1.500 espaços de coworking. O conceito amadureceu rápido e hoje existem algumas variedades na atuação de um Coworking. Porém os formatos mais comuns são a utilização de salas privativas e postos de trabalho por hora, dias ou meses; a locação de salas de reunião; locação de auditórios e utilização de serviços administrativos. O mais interessante é que o coworking atende tanto a um profissional liberal quanto empresas que desejam alocar equipes inteiras nestes espaços compartilhados.
As principais vantagens desse modelo de trabalho são a economia com estruturas imobiliárias, o acesso à infraestrutura de TI, a convivência social e o networking com profissionais diversos e a possibilidade de parcerias e colaborações.
Coworking ou Home-Office?
Com o barateamento das tecnologias digitais a partir de meados dos anos 2000 a primeira onda foi a do trabalho remoto a partir da própria residência do colaborador. Mas logo em seguida começaram a surgir os espaços de coworking. Atualmente estas duas modalidades convivem simultaneamente, porém cada qual tem vantagens e desvantagens.
A maior vantagem do home office é eliminar completamente a necessidade de deslocamento. Mas isso pode ser uma armadilha e a pandemia escancarou algumas delas! Nem sempre a residência do colaborador dispõe de um local apropriado para trabalho. Questões como ergonomia e iluminação são imprescindíveis, pois se não forem adequadas podem causar problemas de saúde ao trabalhador e até demandas trabalhistas contra a empresa. A privacidade e os recursos de internet e comunicação também devem ser planejados, pois podem influenciar na produtividade do indivíduo. Outro ponto a ser levado em consideração é a interação entre os colaboradores, o afastamento prolongado pode provocar perdas na cultura organizacional do escritório.
Os espaços de coworking começaram a aparecer nas cidades brasileiras há pelo menos dez anos e, nas grandes cidades, possuem boa capilaridade. Isso é um aspecto relevante, pois os espaços podem ser encontrados em diversos bairros, facilitando o deslocamento dos colaboradores. A ampla diversidade dos formatos de espaço e tipos de serviços dos coworkings é um ponto favorável, pois consegue atender a quase todo o tipo de demanda.
Em meio a esse dilema, atualmente se discute muito sobre o modelo híbrido, o qual mescla dias e períodos no escritório físico com atuação complementar em home office. Uma vez que se encontre o equilíbrio ideal entre as duas opções, este modelo funciona muito bem. Ele pondera a qualidade de vida dos colaboradores ao mesmo tempo mantém a convivência ativa e a cultura organizacional viva.
Mas afinal, faz sentido advogados migrarem para coworking?
Não existe uma resposta absoluta a essa questão. Muitas variáveis incidem sobre ela. O primeiro e mais importante critério para começar a conjecturar esse assunto é compreender a cultura organizacional do escritório. Existe uma mentalidade digital associada com uma estrutura horizontalizada que dá mais autonomia aos advogados? Ou seja, existe uma mentalidade de Direito 4.0 no escritório? Isso é imprescindível. Pois sócios adeptos do sistema de gestão baseado em comando & controle tenderão a fazer micro gerenciamento do tempo e das atividades mais básicas dos colaboradores. E isso irá causar uma improdutividade elevada.
A quantidade de colaboradores da banca também é fator preponderante nessa decisão. Assim como a distância e tempo de deslocamento dos mesmos. O nível de digitalização e os tipos de tecnologias em uso também importa. Escritórios que estão no início da jornada ao Direito 4.0 talvez não consigam adotar modelos híbridos de trabalho, devido a um déficit tecnológico. Nessas situações a banca precisa planejar sua digitalização. E incluir o trabalho remoto em alguma etapa. Há que se levar em conta ainda quais são os tipos de serviços disponibilizados pelo coworking. Sistema de Telefonia, wi-fi de banda larga, sala de reunião independente, serviços de impressão, ambiente de convivência são alguns deles. Mas pode haver outros em função de demandas específicas.
Por fim a maturidade na comunicação digital e no workflow operacional é um fator preponderante. Aqui não se trata das tecnologias aplicadas. Mas sim da utilização fluida delas amparado em métodos e processos focados em eficiência.
Concluindo o dilema
As grandes cidades brasileiras já contam com um significativo número de coworkings tradicionais. Além deles, novos modelos de espaço compartilhado estão surgindo. E vão desde cabines de trabalho individuais que podem ser instaladas em diversos locais, até a intersecção com o mercado imobiliário onde construtoras estão utilizando modelos de negócio de unidades condominiais como serviço.
As opções são múltiplas. Cada caso precisa ser estudado avaliando as tantas variáveis que podem se aplicar. Um vez que a pandemia “abriu a porta” para novos formatos e os conceitos de Direito 4.0 e “Futuro do Trabalho” avançam aceleradamente. Esse é um tema que vale ser estudado e analisado. Quando bem implementado tem o potencial de proporcionar economias relevantes e melhor experiência dos advogados colaboradores.
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